Gizlilik sözleşmesi (NDA) nasıl hazırlanır?

Gizlilik sözleşmesi nedir, ne zaman gerekir?

Gizlilik sözleşmesi (İngilizce kısaltmasıyla NDA, non-disclosure agreement), bir tarafın diğerine açıkladığı bilgilerin üçüncü kişilerle paylaşılmamasını ve belirlenen amaç dışında kullanılmamasını güvence altına alan sözleşmedir. Türk hukukunda kanunla düzenlenmiş bir sözleşme tipi değildir; TBK m. 26 uyarınca tarafların içeriğini serbestçe belirleyebildiği isimsiz bir sözleşmedir.

Uygulamada en sık şu anlarda gerekir: bir şirket devralma ya da yatırım görüşmesinin başında (due diligence öncesi), yazılım veya ürün geliştirme için dış ekiple çalışılırken, bir çalışanın ticari sırlara erişimi olan bir pozisyona geçmesinde ve bayilik, distribütörlük gibi ticari ilişkilerin kurulmasında. Bilginin ne olduğu henüz belli değilse bile görüşme başlamadan NDA imzalanması, sonradan "o bilgi zaten kamuya açıktı" tartışmasını önler.

Sözleşme olmasa bile ticari sırlar tamamen korumasız değildir. TTK m. 55/1-b iş şartlarını ihlale yöneltme ve m. 55/1-d üretim ve iş sırlarını hukuka aykırı biçimde ifşa etme hâllerini haksız rekabet sayar. Ancak sözleşme, neyin sır olduğunu ve ihlalin sonucunu önceden belirlediği için ispat yükünü belirgin biçimde hafifletir.

Tek taraflı mı, karşılıklı mı?

İlk karar, bilginin hangi yöne aktığıdır. Yalnızca bir taraf bilgi açıklıyorsa tek taraflı (unilateral) NDA yeterlidir; iki taraf da birbirine bilgi veriyorsa karşılıklı (mutual) NDA gerekir. Karşılıklı sözleşmede iki taraf da aynı yükümlülüklere tabi olduğu için müzakere genellikle daha hızlı ilerler.

Pratik kural: Karşı tarafın size hiçbir şey açıklamayacağından emin değilseniz karşılıklı NDA'yı tercih edin. Sonradan tek taraflı sözleşmeyi karşılıklıya çevirmek, baştan karşılıklı imzalamaktan zordur.

Sözleşmede bulunması gereken maddeler

Aşağıdaki sekiz madde, bir NDA'nın hem geçerli hem de mahkemede uygulanabilir olması için asgari çerçeveyi verir. Sıra, sözleşmedeki olağan dizilişle aynıdır.

1. 01

   Taraflar ve amaç

   Tarafların unvanı, adresi ve temsilcisi tam yazılmalı; bilginin hangi amaçla paylaşıldığı ("olası bir yatırım görüşmesi", "X projesinin geliştirilmesi") tek cümleyle belirtilmelidir. Amaç maddesi, sonradan "izin verilen kullanım"ın sınırını çizer.

2. 02

   Gizli bilginin tanımı

   En kritik madde. "Taraflar arasında paylaşılan her türlü bilgi" gibi genel bir tanım, mahkemede neyin sır olduğunu ispatlamanızı zorlaştırır. Kategoriler (müşteri listeleri, fiyatlandırma, kaynak kod, iş planı) ve mümkünse bilginin nasıl işaretleneceği ("Gizli" ibaresi, e-posta konusu) yazılmalıdır.

3. 03

   İstisnalar

   Kamuya açık bilgi, alan tarafın bağımsız geliştirdiği bilgi, üçüncü kişiden hukuka uygun biçimde edinilen bilgi ve kanun ya da mahkeme kararıyla açıklanması zorunlu bilgi gizlilik kapsamı dışında tutulmalıdır. İstisna yazılmazsa sözleşme aşırı geniş bulunup daraltılabilir.

4. 04

   Yükümlülükler ve izin verilen kullanım

   Alan taraf bilgiyi yalnızca amaç için kullanacağını, çalışan ve danışmanlarına bilmesi gereken ölçüde (need-to-know) aktaracağını ve onları da aynı yükümlülükle bağlayacağını taahhüt etmelidir. Kendi sırlarını korumak için gösterdiği özenden az olmamak üzere bir özen standardı yazılmalıdır.

5. 05

   Süre

   İki ayrı süre belirleyin: bilginin paylaşıldığı dönem (örneğin 12 ay) ve gizlilik yükümlülüğünün sona ermeden sonra devam süresi (genellikle 3–5 yıl). Ticari sır niteliğini koruyan bilgiler için süresiz gizlilik öngörülebilir; ancak Yargıtay aşırı uzun ve sınırsız yükümlülükleri hakkaniyete göre değerlendirmektedir.

6. 06

   İade ve imha

   Sözleşme sona erdiğinde ya da talep hâlinde bilginin ve kopyalarının iade veya imha edileceği, imhanın yazılı olarak teyit edileceği yazılmalıdır. Yedekleme sistemlerindeki teknik kopyalar için makul bir istisna tanımlanabilir.

7. 07

   Yaptırım: cezai şart ve tazminat

   İhlal hâlinde ödenecek cezai şart tutarı ve bunun aşan zararın tazminini engellemeyeceği (TBK m. 180/2) açıkça yazılmalıdır. Ayrıca ihlalin durdurulması için ihtiyati tedbir talep hakkı saklı tutulmalıdır; çünkü sır bir kez yayıldığında para tazminatı çoğu zaman yetersiz kalır.

8. 08

   Uygulanacak hukuk, yetki ve tebligat

   Uygulanacak hukuk, yetkili mahkeme ya da tahkim ve tarafların tebligat adresleri sözleşmede yer almalıdır. Yabancı taraf varsa tahkim şartının ve dilinin uyuşmazlığa uygunluğunu ayrıca değerlendirin.

Cezai şart nasıl belirlenir?

Cezai şart, ihlal hâlinde zararın ispatına gerek kalmadan ödenecek götürü tutardır (TBK m. 179–180). NDA'larda en çok tartışılan madde budur; çünkü gizlilik ihlalinden doğan zararın tutarını ispatlamak çoğu zaman güçtür ve cezai şart bu boşluğu doldurur.

Uygulamada üç yaklaşım görülür: sabit tutar (örneğin her ihlal için 500.000 TL), sözleşme bedelinin belirli bir katı ya da elde edilen haksız kazancın belirli bir oranı. Sabit tutar en kolay uygulanandır; ancak her ihlal için ayrı ayrı mı, tek seferlik mi uygulanacağı mutlaka yazılmalıdır. Cezai şartın ödenmesinin gizlilik yükümlülüğünü sona erdirmediği de ayrıca belirtilmelidir.

Sık yapılan hatalar

• Sözleşmeyi imzaya kadar geciktirmek. Bilgi paylaşımı başladıktan sonra imzalanan NDA, daha önce açıklanan bilgiyi kapsamayabilir; geçmişe etkili olacağı açıkça yazılmalıdır.
• Gizli bilgiyi tanımlamamak. "Her türlü bilgi" ifadesi mahkemede daraltılır; sır niteliğini ispat yükü sizde kalır.
• İstisna maddesini atlamak. Kamuya açık bilgiyi bile gizli sayan sözleşme, aşırı ve uygulanamaz bulunur.
• Çalışanlarla yalnızca NDA imzalamak. İş sözleşmesindeki sadakat borcu (TBK m. 396) ve rekabet yasağı (TBK m. 444–447) ayrı düzenlemeler gerektirir; NDA rekabet yasağının yerini tutmaz.
• Kişisel veriyi unutmak. Paylaşılan bilgi kişisel veri içeriyorsa KVKK m. 12 kapsamında veri güvenliği yükümlülüğü ve veri işleyen sıfatı ayrıca düzenlenmelidir.
• İhtiyati tedbir yolunu kapatmak. Sadece cezai şartla yetinen sözleşme, ihlal sürerken bilginin yayılmasını durduramaz.

İhlal hâlinde ne yapmalı?

Gizlilik ihlali şüphesinde hız belirleyicidir. Aşağıdaki sıra, hem delilleri korumanızı hem de sözleşmeden doğan haklarınızı kaybetmemenizi sağlar.

1. Delilleri sabitleyin. E-posta, dosya erişim kayıtları ve paylaşım tarihlerini noter tespiti ya da e-tespit ile güvence altına alın.
2. İhtarname gönderin. Noter aracılığıyla ihlali durdurma, bilgiyi iade/imha etme ve cezai şartı ödeme talebini bildirin; makul bir süre (genellikle 7 gün) tanıyın.
3. İhtiyati tedbir isteyin. HMK m. 389 vd. uyarınca bilginin kullanımının ve yayılmasının durdurulması için mahkemeye başvurun; dava açmadan önce de talep edilebilir.
4. Dava açın. Cezai şart ve aşan zararın tazmini için alacak davası; koşulları varsa TTK m. 56 kapsamında haksız rekabetin tespiti, önlenmesi ve tazminat davası birlikte açılabilir.