Nova Enerji hukuk departmanı sözleşme döngüsünü 11 güne düşürdü

Nova Enerji, Ankara merkezli bir elektrik üretim ve toptan satış şirketi; rüzgâr ve güneş santrallerinin yanında 6446 s. Elektrik Piyasası Kanunu kapsamında tedarik lisansıyla faaliyet gösteriyor. Dokuz hukukçudan oluşan departman her ay 140'ı aşkın sözleşme görüyor: EPC ve bakım sözleşmeleri, ikili elektrik satış anlaşmaları, tedarikçi çerçeve sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri ve iş sözleşmesi ekleri.

Sözleşmelerin yüzde yetmişi standart kalıplara oturuyordu; ancak her biri sıfırdan gözden geçiriliyor, sürümler e-posta ekleriyle dolaşıyor ve karşı tarafın değişiklikleri satır satır elle karşılaştırılıyordu. Ticari ekibin gözünde hukuk departmanı bir darboğazdı: talepten imzaya ortalama süre 28 gündü ve dört haftalık bekleme yüzünden bazı tedarik anlaşmaları dönem sonuna yetişmiyordu.

• Ayda ortalama 62 saat dış danışman süresi, büyük kısmı standart maddelerin ikinci kez kontrolüne gidiyordu.
• TBK m. 20–25 anlamında genel işlem koşulu sayılabilecek maddelerin karşı tarafça değiştirilip değiştirilmediği elle takip ediliyordu.
• Sözleşmenin hangi sürümünün kimde beklediği e-posta zincirinden çıkarılıyor; iç denetimde onay geçmişi yeniden kurgulanıyordu.
• Gizlilik ve rekabet yasağı maddeleri (TBK m. 444–447) şirketin standart pozisyonundan sessizce sapabiliyor, fark imzadan sonra anlaşılıyordu.

Aylık sözleşme hacmi

140+ (tedarik, satış, EPC, NDA, İK ekleri)

Önceki döngü

Talepten imzaya ortalama 28 gün

Hedef

Standart sözleşmeleri bir haftanın altına indirmek, denetim izini tek yerde tutmak

Departman önce şirketin standart pozisyonlarını Elchi'ye tanımladı: sorumluluk sınırı, mücbir sebep, fesih, gizlilik, uygulanacak hukuk ve yetki maddelerinde kabul edilebilir aralıklar ile kırmızı çizgiler. Sözleşme & Dilekçe Üretimi modülü, ticari ekipten gelen talep formunu bu pozisyonlarla birleştirerek ilk taslağı dakikalar içinde üretiyor; standart bir tedarikçi çerçeve sözleşmesi artık boş sayfadan değil, şirketin kendi dilinden başlıyor.

Karşı taraftan dönen taslaklar Akıllı Metin Editöründe açılıyor. Editör, standart pozisyondan sapan her maddeyi işaretliyor, sapmanın yönünü ve olası etkisini kısa bir notla açıklıyor, gerekirse şirketin kabul edilebilir alternatif kalıbını öneriyor. TTK m. 18/3 gereği tacirler arası ihtar ve fesih bildirimlerinin şekil şartı gibi teknik kontroller de aynı ekranda yapılıyor.

Dosya & Müvekkil Yönetimi her sözleşmeyi karşı tarafı, sürümleri, yorumları ve onaylarıyla tek dosyada tutuyor. Ekip Yönetimi & Yetki modülü ise imza akışını rol bazlı kuruyor: standart sözleşmeler tek hukukçu onayıyla, eşik üstü tutarlar Hukuk Direktörü ve CFO onayıyla imzaya gidiyor; her adım değiştirilemez denetim günlüğüne düşüyor.

Dış danışman ilişkisi de yeniden kurgulandı. Danışman büro artık her sözleşmeyi değil, yalnızca editörün "yüksek risk" işaretlediği maddeleri görüyor; Elchi dosyasına misafir yetkisiyle erişip yorumunu doğrudan ilgili maddeye bırakıyor.